Come configurare la visibilità delle sessioni

Questo articolo spiega come utilizzare la funzione di visibilità delle sessioni per specifiche categorie di ospiti.

Eventboost ti consente di gestire la visibilità di ciascuna sessione usando i valori di un campo lista a scelta singola. E' possibile assegnare valori agli ospiti manualmente, durante il caricamento della lista o in modalità aggiornamento, permettendo di visualizzare una sessione e di abilitare la registrazione solo a ospiti di categorie pre-definite.

NOTA: Per utilizzare questa funzionalità, il tuo evento deve avere almeno un campo lista a scelta singola che funzioni da "vincolo" per la logica della visibilità. Puoi leggere anche l'articolo collegato per capire come aggiungere campi a scelta singola manualmente o da un file Excel: "Come creare un Campo Lista a Scelta Singola.

In questo articolo potrai:

  1. Imparare come utilizzare la funzionalità "Gestisci la visibilità
  2. Guardare il video con un esempio reale che ti mostra come rendere sessioni visibili per specifiche categorie di ospiti
  3. Imparare come configuare la visibilità di eventi e sessioni visibili anche per gli ospiti accompagnatori se abilitati

Come utilizzare la funzione "Gestisci la visibilità

    Puoi configurare la visibilità di ciascuna sessione nel tab Dettagli evento scendendo in basso fino alla sezione Agenda evento e cliccando il link Gestisci visibilità sessioni  posizionato nell' area "Opzioni registrazione".

    Opzioni di Registrazione

    NOTA: L'area Opzioni di registrazione risulta visibile solo se il tuo evento ha più di una data o più sessioni, infatti puoi usare la funzione Gestione della visibilità soltanto in eventi configurati con più di una giornata o con più sessioni

    Dopo aver cliccato sul link Gestisci visibilità delle sessioni, ti apparirà un pop-up che consente di configuare la visibilità di ciascuna delle sessioni create.

    Gestisci Sessioni e visibiltà

     

    Procedi selezionando il campo valori a scelta singola che vuoi utilizzare come "vincolo" per costruire la logica della visibilità.

    Gestisci Visibiltà Freccia 2Poi clicca nell'area più sotto in corrispondenza della colonna"Visibilità sessioni"; si aprirà un menù a tendina, che permette di cercare e selezionare il valore del campo che vuoi utilizzare per configurare la visibilità della specifica sessione. Clicca su "Salva" ogni volta ogni volta che desideri aggiornare la configurazione; la finestra di pop-up non si chiuderà ma ti assicurerai di non perdere il lavoro svolto fino a quel momento.

    TIP: Puoi selezionare più di un valore per sessione e usare il comando "Seleziona/Deseleziona TUTTO" per selezionare/deselezionare tutti i valori in una sola volta.

    Gestisci Visibiltà Sessioni 2

    NOTA IMPORTANTE:

    • Dopo aver scelto un valore la sessione risulterà visibile solo agli ospiti che nella lista invitati sono associati a quello specifico valore.
    • Le sessioni non abbinate ad alcun valore saranno visibili a tutti, anche se l'ospite appartiene a una categoria particolare o ha un valore pre-assegnato.
    • Nell' l'esempio precedente, l'ospite che non dovesse avere nessuno dei valori presenti nel campo che funziona da "vincolo" (l'ospite avrebbe nella lista il campo vuoto), vedrebbe solo le sessioni per le quali non è stata configurata una logica.

     

    Un esempio reale di come puoi rendere visibili alcune sessioni solo ad ospiti specifici

    In questo esempio (guarda anche più sotto il video correlato), per seguire il corretto flusso di registrazione, il nostro utente Lucinda vorrebbe rendere visibili alcuni eventi e alcune sessioni solo a particolari categorie di ospiti.

    In un contesto come questo, Lucinda ha già caricato una lista invitati che contiene diversi campi pre-esistenti, incluso quello denominato "Tipo ospite". E' un campo a scelta singola che le permette, tra altre attività, di filtrare gli ospiti secondo la categoria, di includerli nel gruppo dei destinatari di un messaggio email dedicato, come pure determinare quali eventi e sessioni saranno rese visibili a questo gruppo e disponibili per la registrazione .

    Il campo "Tipo ospite" contiene i seguenti valori: "VIP Sponsor", "Membro", "Cliente",  "Dipendente", and "Staff". 

    In questa fase, Lucinda ha già creato gli eventi e le sessioni per cui deve configurare la visibilità.

    Sessioni Configurate

    E ora deve procedere con la configurazione della visibilità. In particolare:

    • Il "Gala Dinner" si terrà la sera prima dell'evento e potrà essere vista da tutti gli ospiti. Per ottenere questo, non è necessario selezionare alcun valore e associarlo alla sessione.
    • La "Sessione Plenaria - Membri" si svolgerà il giorno dopo la serata di Gala. E' una sessione riservata solo agli ospiti della tipologia "Membri".
    • La "Sessione Plenaria - Clienti", similmente alla sessione precedente, deve essere visibile soltanto agli ospiti associati al valore "Clienti".
    • La "Sessione Generale", al contrario, deve essere visibile a tutte le tipologie di ospiti esclusi quelli che hanno associato il valore "Staff".
    • Infine, l' "Networking per Membri" è privato e riservato solo ai Membri e agli Sponsor, e per questo, deve essere reso visibile solo agli ospiti che appartengono alla tipologia "Membri" e "Sponsor".

    Screen Shot 2020-05-04 at 5.37.25 PM

     

    Nel video qui sotto:

    • Lucinda clicca sul link the "gestisci visibilità sessioni",

    • seleziona il campo "Categoria ospite" che verrà usato come "vincolo" per definire la logica,

    • seleziona per ogni sessione i valori che vuole usare per configurare la visibilità della sessione per una specifica categoria,

    • clicca sul bottone Salva in modo da non perdere il lavoro eseguito

    Set up Sessions Visibility IT

    Come configurare la visibilità di eventi e sessioni per gli accompagnatori

    Se il tuo evento abilita i partecipanti all'inserimento di accompagnatori durante la registrazione, puoi scegliere se attivare automaticamente la registrazione a sessioni identiche o viceversa permettere la registrazione a sessioni diverse da quelle scelte dall'ospite principale.

    Consenti diverse sessioni-1

    Se hai selezionato l'opzione "Consenti date/sessioni diverse", la colonna "Ospiti Accompagnatori" apparirà nella finestra di pop-up Gestisci Visibilità Sessioni . Ti permetterà di specificare quale sessione sarà visibile per l'ospite accompagnatore, senza tener conto dei valori assegnati all'ospite principale.

    Accompagnatori

    Nell'esempio qui sotto, il Gala Dinner è aperto e visibile a tutti gli invitati, senza distinzione di tipologia. Il nostro utente Lucinda desidera fare in modo che gli ospiti accompagnatori possano registrarsi solo per il Gala; per ottenerlo, seleziona il Gala Dinner nel checkbox "Ospiti Accompagnatori" .

    Accompagnatori flaggata 2

    Arrivederci al prossimo evento online!