Scopri come Eventboost può aiutarti a creare un evento virtuale e facilitare la connessione con ospiti online
Grazie alla robusta integrazione con Google Meet, Skype per Business, Microsoft Teams, Zoom, GoToMeeting, e Cisco Webex Meeting, Eventboost ti permette di gestire anche un evento virtuale. Chiameremo la funzione "Meeting Online"; ecco come funziona.
Nota: questa funzione è disponibile per i nuovi clienti, per quelli ricorsivi e con sottoscrizioni attive e durante un periodo Free trial. E' necessario avere un account attivo di Google Meet, Skype per Business, Microsoft Teams, Zoom o Cisco Webex Meeting. Se utilizzi un'altra piattaforma di conferencing contatta il nostro Team Customer Success a success@eventboost.com
In questo articolo puoi vedere come Eventboost ti consenta di:
- creare nuovi meeting online o trasformare eventi in virtuali
- aggiungere dettagli del meeting online:
- Google Meet
- Skype for Business
- Zoom
- Cisco Webex Meetings
- Microsoft Teams
- GoToMeeting (by LogMeIn) - configurare email di conferma e reminder per la connessione diretta al meeting online
- abilitare gli ospiti registrati a connettersi al meeting online
- eseguire il check-in degli ospiti in un meeting online a caricare la lista partecipanti
Crea un nuovo evento virtuale o trasformane uno esistente:
Per creare un nuovo evento virtuale o modificare un evento già configurato nel tuo account Eventboost, utilizza Luogo evento nel tab Dettagli evento, e seleziona il checkbox "Online Meeting" . Eventboost trasformerà subito la location reale in una virtuale, chiedendoti di specificare i dettagli necessari per accedere al meeting generato dalla piattaforma di web conferencing prescelta.
Aggiungi dettagli del meeting online
Nella tab Dettagli evento, inserisci la URL del tuo online meeting nell'area dedicata; Eventboost riconoscerà automaticamente la tua piattaforma di meeting e completerà le informazioni necessarie ricavandole proprio dalla URL del meeting.
Tuttavia, se non hai ancora a disposizione la URL del meeting, puoi procedere selezionando la piattaforma in uso e inserire le informazioni richieste manualmente.
Fare attenzione: a seconda della piattaforma di conferencing che userai, ti verranno richieste specifiche informazioni sul tuo meeting virtuale.
Google Meet
Se utilizzi Google Meet, Eventboost ti chiederà di inserire come informazione obbligatoria il Meeting ID .
E' possibile inserire ulteriori informazioni utili, come:
- un numero telefonico per partecipare al meeting via telefono
- un PIN di accesso
- il link generato da Google Meet per fornire agli ospiti numeri di telefono validi per la connessione internazionale da altre regioni geografiche
Skype for Business
Se utilizzi Skype for Business, avrai bisogno delle seguenti informazioni obbligatorie:
- il dominio
- l'account
- il meeting ID
Puoi successivamente aggiungere altri dettagli come il numero di telefono e il link generato da Skype per Business per fornire agli ospiti numeri di telefono validi per la connessione internazionale da altre regioni geografiche.
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Zoom
Se utilizzi Zoom, Eventboost ti chiederà di specificare il tipo di meeting che intendi organizzare. Potrà essere un evento sia di tipologia Meeting che Webinar. Poi dovrai inserire il meeting ID come informazione obbligatoria. E' possibile successivamente inserire ulteriori informazioni utili, come:
- la password del meeting se il tuo Zoom meeting lo prevede
- un numero telefonico per partecipare al meeting via telefono
- il link generato da Zoom per fornire agli ospiti numeri di telefono validi per la connessione internazionale da altre regioni geografiche
Cisco Webex Meetings
Se utilizzi Webex Meetings, Eventboost ti chiederà di inserire il link per partecipare alla riunione e il numero della riunione come informazione obbligatoria. E' possibile successivamente inserire ulteriori informazioni utili, come:
- la password del meeting se il tuo Webex meeting lo prevede
- un numero telefonico per partecipare al meeting via telefono
- un codice di accesso identico al numero della riunione. Agli ospiti verrà chiesto di inserirlo quando si connetterranno al meeting tramite telefono
- un link aggiuntivo fornito da Webex Meetings per fornire agli ospiti numeri di telefono validi per la connessione internazionale da altre regioni geografiche
Microsoft Teams
Se utilizzi Microsoft Teams, Eventboost ti chiederà di inserire il link per partecipare alla riunione come informazione obbligatoria. E' possibile successivamente inserire ulteriori informazioni utili, come:
- un numero telefonico per partecipare al meeting via telefono
- un PIN
- un link aggiuntivo fornito da Microsoft Meetings per fornire agli ospiti numeri di telefono validi per la connessione internazionale da altre regioni geografiche
Se hai adottato un sistema di conferencing diverso da quelli supportati e vuoi usare Eventboost per il tuo prossimo evento virtuale, contatta il nostro Team Customer Success a success@eventboost.com
GoToMeeting by LogMeIn
Se utilizzi GoToMeeting, Eventboost ti chiederà di inserire il link per partecipare alla riunione come informazione obbligatoria. E' possibile successivamente inserire ulteriori informazioni utili, come:
- un numero telefonico per partecipare al meeting via telefono
- un Codice di Accesso
- un link aggiuntivo fornito da GoToMeeting per fornire agli ospiti numeri di telefono validi per la connessione internazionale da altre regioni geografiche
Configura email di conferma e reminder per l'accesso al meeting online
Dopo aver aggiunto i dettagli e il link del tuo meeting online, puoi iniziare a configurare i messaggi email per comunicare con gli ospiti, con una campagna inviti, email di conferma e altri messaggi custom come i reminders.
Leggi anche questo articolo per conoscere l'utilizzo dei templates Eventboost: Quanti e quali template per i messaggi email sono supportati da Eventboost?)
Nella modalità Online Meeting, le email di conferma e i custom message includeranno un bottone dedicato denominato "Pulsante partecipa alla riunione". Questo bottone consente agli ospiti di essere ridiretti al meeting online in modo sicuro e privato. Proprio sotto il bottone Join, a seconda della piattaforma di conferencing in uso (Skype per Business, Google Meet, Zoom), Eventboost mostra le informaziomi di riepilogo del meeting online che hai inserito precedentemente in fase di setup.
Puoi rendere l'intera sezione visibile o nasconderla nel template usando l'icona Occhio button che si trova in alto a destra del bottone. E' possibile anche personalizzare la label del bottone, il colore del background e il colore del font cliccando sull'icona Matita sul lato a destra della sezione Pulsante partecipa alla riunione.
La mail di conferma appare all'ospite in anteprima web al termine della registrazione.
Il "Pulsante partecipa alla riunione" è una call to action importante da utilizzare in prossimità dell'evento virtuale. E' utile attivare e configurare la "Pagina di cortesia" nel tab "Pagina Evento".
Come gli ospiti partecipano ai meeting online.
Per partecipare ai meeting online, gli ospiti devono cliccare sul bottone Pulsante partecipa alla riunione incorporato nella email di conferma o nel custom message ricevuto come reminder del meeting online. In alternativa, possono utilizzare il link individuale inserito nel meeting calendar e scaricabile come iCal, Google calendar e Outlook.
Gli ospiti registrati possono accedere al meeting online solo 10 minuti prima dell'inizio dell'evento. L'ospite che dovesse cliccare il bottone Join Meeting prima di questo momento, verrebbe re-indirizzato da Eventboost sulla landing page di attesa e di cortesia.
La pagina di attesa riprende la grafica, il tema visivo e le informazioni contenute nella pagina di registrazione, con un messaggio di default "Il meeting non è ancora iniziato".
Fare attenzione: la pagina di attesa ha un refresh automatico ogni minuto. Gli ospiti che hanno cliccato il bottone Join Meeting Button prima dei 10 minuti dall'inizio del meeting verranno indirizzati al link del meeting 10 minuti prima dell'inizio senza che sia necessario intraprendere altre azioni o ricaricare la pagina di attesa.
Il Check-in in un meeting online
Non appena l'ospite utilizza il link del meeting generato da Google Meet, Skype per Business, o Zoom per accedere all'evento, Eventboost inserisce l'ospite nella lista partecipanti, fornendo all'organizzatore l'ora di accredito e informazioni dettagliate degli ospiti che sono entrati nel meeting virtuale con il bottone Join.
Le statistiche di accesso degli ospiti al meeting sono disponibili in tempo reale ed è possibile scaricare report con filtri, e condividere la performance di partecipazione dell'evento in ogni momento.
Per altre domande sugli eventi virtuali e i meeting online, non esitare a contattare il nostro Team Customer Success a success@eventboost.com.
Arrivederci online!